+7 (925) 394-00-71Автоматизация бизнес - процессов компании "ТоргЗнакСервис" на базе ПП "1С:Предприятие 8. Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)"
О компании.ООО «ТоргЗнакСервис» - компания, специализирующаяся на производстве и реализации санитарно-технических изделий, разработанных специально для российского рынка.
На сегодняшний день компания «ТоргЗнакСервис» выпускает сантехническую продукцию широкого ассортимента под собственными торговыми марками. Товарный ассортимент включает в себя два направления:
• сантехника бытового назначения;
• сантехника, предназначенная для применения в системах инженерных коммуникаций.
Для развития производственных мощностей, часть продукции, разработанной конструкторами, технологами и дизайнерами компании, производится на заводах предприятий-партнеров. При этом все изделия проходят тщательный контроль производства на всех этапах. Система менеджмента качества компании «ТоргЗнакСервис» получила Сертификат соответствия требованиям международных стандартов ISO 9001.
Почему задумались об автоматизации?
Компания торгово-производственная, а значит во главе угла всегда будет автоматизация торговых бизнес-процессов, а именно: построение системы планов продаж, управление доставкой, расходы, реализация, отчеты по прибыли и взаиморасчеты с поставщиками. Для сотрудников компании и руководства требуется автоматизация коммерческого управления, финансового управления, склада и бухгалтерии. Также важно не просто автоматизировать систему, а сделать ее понятной и доступной в эксплуатации. В частности состав и реквизиты справочников, документов, регистров хранения информации, сервисных функций и регламентных операций УТ+CRM, ред. 3.0 должны быть дополнены и изменены в объеме, необходимом для реализации функциональных требований. При этом приоритетным способом является дополнение типовой конфигурации требуемыми функциями, с сохранением в неизменном виде штатных программных объектов УТ+CRM, ред. 3.0. Такой приоритет установлен для менее затратного обновления типовой конфигурации УТ+CRM, ред. 3.0 в будущем.
Целями создания автоматизированной системы является:
автоматизация бизнес-процессов подразделений Компании;
повышение эффективности торгово-хозяйственной деятельности Компании;
повышение производительности труда подразделений Компании.
Что было сделано.
Коммерческое управление
1. Доработка документа "Заказ клиента"
• Функционал управления "Резервированием товаров"
• Функционал установки количества дней резервирования товара
• Внешняя регламентная обработка "Закрытие резервов"
• Закрытие просроченных резервов по заказам покупателей.
• Оповещение менеджеров о скором закрытие заказов клиентов
• Функционал вывода информации о наценки и валовой прибыли
• Функционал вывода информации по заработной плате менеджера
• Функционал отражения дополнительных расходов
• Управление доставкой и включение стоимости доставки
• Функционал отображения истории цен клиентов (отчет)
• Функционал вывода детальной информации по доступности товара
• Вывод информации по клиенту. Страница Инфо
• Функционал согласования
• Менеджеры по продажам запрет изменения даты в заказе клиента
• Печатные формы
• Счет на оплату
• Спецификация
• Спецификация для РБ
Доработка позволяет менеджерам оперативно получать и обрабатывать информацию по заказам клиентов, также получать отчеты по истории цен, доступности товара, расходах и самому клиенту. Менеджер владеет полной информацией и может с кнопки получать отчеты, быстро принимать решения и обрабатывать заказы.
2. Управление доставкой
• Доработки документа Заказ клиента, вкладка "Доставка"
• Доработки документа "Задание на доставку" (Доставка)
Доработка документа заказ доставки позволяет менеджеру формировать задания на доставку по каждому заказу с помощью нажатия нескольких кнопок, что существенно экономит время на эту работу.
3. Подсистема "Дополнительные расходы".
• Разработка нового регистра накопления "Дополнительные расходы"
• Доработка документа "Реализация товаров и услуг" - добавление таб части "Дополнительные расходы" и формирование движений по регистру "Дополнительные расходы"
• Формирование закрывающих движений по регистру "Дополнительные расходы" кассовыми документами
• Разработка внешнего отчета "Допрасходы за период".
Доработка подсистемы "Дополнительные расходы" позволяет видеть расходы по заказам во временном срезе и принимать эти сведения к аналитике.
4. Подсистема расчета ЗП менеджеров и итоговых показателей предприятия.
• Разработка нового регламентного документа "Итоги месяца"
• Перенос обработки "Расчет ЗП МОП по категориям" и адаптация ее под новый регламентный документ.
• Разработка внешнего отчета "ЗП менеджеров продаж"
• Разработка внешнего отчета "Оперативные плановые фактические показатели по Брендам"
Подсистема позволяет видеть итоги работы по месяцам в динамике, проводить сравнительный анализ и разрабатывать стратегию роста. Отчеты по зарплатам дают возможность понимать эффективность работы менеджеров продаж и видеть тех, кто существенно выделяется в положительную или отрицательную сторону.
5. Доработки документа "Реализация товаров и услуг".
• Внешняя печатная форма "Фактор УПД"
• Внешняя печатная форма "Акт отгрузки"
• Внешняя печатная форма "Пропуск"
Доработка печатных форм позволяет владеть полной информацией по реализации товаров и услуг во временном срезе, видеть отгруженный товар и тот, с которым еще требуется провести работу.
6. Подсистема "Планы продаж"
• Разработка документа "План продаж за месяц МОП"
• Разработка отчета "План продаж на месяц"
Разработка подсистемы планы продаж позволяет менеджерам и руководителям отделов строить планы по продажам и видеть их исполнение, сравнивать реальный объем продаж по месяцам с планом.
7. Отчеты/Продажи
• Разработка внешнего отчета "Продажи"
• Разработка внешней обработки "Установка ограничений партнеров по основным менеджерам"
8. Внешний отчет "Объем продаж и валовая прибыль"
• Модификация типового отчета "Валовая прибыль" под учет дополнительных расходов
9. Внешняя обработка "Загрузка цен из экселя"
Данные отчеты и обработки помогают руководителям отделом продаж, коммерческому директору и генеральному директору видеть информацию по продажам и прибыли и принимать управленческие решения.
Финансовое управление
• Документ "Заявка на расходование ДС"
• Подсистема "Статистика"
• Разработка документа "Предоставление статистических справок"
• Разработка документа "Статистическая справка ТС"
• Функционал согласования документа "Лимиты расхода денежных средств"
• Подсистема "Проблемы в документах"
• Разработка внешнего отчета "Проблемы в документах"
• Разработка нового документа "Оплата расходов по импорту"
• Разработка внешнего отчета "Белоруссия"
• Разработка внешнего отчета "Платежи клиентов по банку"
• Разработка внешнего отчета "Платежи контрагентам ВЭД (119)"
Разработка данных подсистем, документов и отчетов позволяет видеть финансовую составляющую бизнес-процессов, анализировать проблемы в документах и оперативно принимать решения по ним, а также понимать кто из клиентов платит вовремя, а с кем нужно проводить дополнительную работу.
Склад
• Обнаружение брака на складе
• Приход брака от клиента
• Приход брака от клиента на обмен
• Приход брака от поставщика
Работа со складом позволяет классифицировать и анализировать бракованный товар по категориям и вовремя устранять проблемы с товаром.
Бухгалтерия
• Переход с Бухгалтерия предприятия ред. 2.0 на Бухгалтерия предприятия ред. 3.0
• Первичная синхронизация данных между конфигурациями 1С УТ+CRM ред 3.0 и Бухгалтерия предприятия ред. 3.0
• Настройка постоянной синхронизации между двумя конфигурациями 1С УТ+CRM ред 3.0 и Бухгалтерия предприятия ред. 3.0
• Перенос дополнительных обработок
• Разработка внешней обработки "Устранить минуса"
• Разработка внешней обработки "Увеличить цены по контрагенту и модели в ПН и РН"
• Разработка внешней обработки "Встречная задолженность"
Доработка бухгалтерии и создание внешних обработок по ценам и минусам позволяет бухгалтеру минимизировать ручной труд, выполнять свои задачи быстро и без ошибок.
В результате получено.
Для коммерческого управления есть следующие преимущества.
В систему добавлена константа "Количество дней резервирования товаров" - тип Число. Данная константа позволяет управлять сроком резервирования товаров, сейчас это 3 дня, в будущем это будет 5 и т.д. дней. При установке флага "ЗаказОплаченПолностью" срок резервирования должен увеличиваться до 30 дней. Что создает для клиента выгодные условия по срокам оплаты. И мы получаем лояльных клиентов, которые ценны для любого бизнес.
За день до автоматического снятия резерва, ответственным менеджерам за клиентов приходит оповещение о заказах, подлежащих к закрытию. И у менеджеров есть возможность оперативно связаться с клиентами и напомнить о резерве, чтобы не потерять заказ.
Для коммерческого, финансового директора и пользователя с полными правами выводится отчет о наценке и валовой прибыли, что позволяем им быть в курсе всех финансовых операций.
Функционал вывода информации о потенциально начисленной заработной плате менеджеру по продажам отражает, сколько процентов он получает от продажи с каждого продукта. Таким образом, можно планировать зарплату этой категории сотрудников.
Функционал отражения дополнительных расходов показывает комиссионные, допкомиссии и другие статьи расходов по заказу клиентов.
Дополнительный функционал управления доставкой в документе "Заказ клиента" позволяет включить и исключить некоторые суммы и отразить их при выводе информации по наценки и валовой прибыли в счете.
В зависимости от варианта оплаты доставки, сумма доставки включается в стоимость товаров, как наценка на товар, либо уменьшает сумму валовой прибыли, наценки и зп, пропорционально стоимости товаров.
Доработанный функционал история цен клиентов, информация по доступности товара позволяет менеджерам не терять клиентов, а предлагать им замену в случае отсутствия товара или зарезервировать товар при его наличии.
В новой системе разработан следующий функционал:
• Вывод информации об общем долге/авансе покупателя
• Условия продажи из соглашения с клиентом - предоплата/пост оплата, срок кредита и т.д.
• Информацию о состоянии текущего заказа - на какую сумму еще осталось отгрузить
• Информацию о готовности состояния заказа к отгрузке.
Все это помогает видеть полную картину по клиентам, движению товара и контролировать бизнес-процессы, принимая своевременные управленческие решения.
Работа по управлению доставкой позволяет видеть за чей счет идет доставка и оперативно формировать задание на доставку в случае, если она за счет компании.
В новой системе регистр накопления "Дополнительные расходы" может на любой момент времени получить таблицу с начальными и конечными остатками, а также учитывать выплаты по начисленным дополнительным расходам.
Доработка документа "Реализация товаров и услуг" позволяет определение реальной наценки в процессе согласования счёта/заказа руководителем и анализа прямых расходов на отгрузку в различного рода отчётах системы.
Подсистема "Планы продаж" помогает фиксировать планы продаж в разрезе менеджера и организации в суммовом учете по отечественному и импортному товару, ежедневного вывода отчета для менеджера по исполнению плана продаж в виде отчета.
Отчет "МесячныйПланПродаж имеет параметр "На дату", позволяющий получить срез данных на определенный момент времени. Так же, благодаря СКД, возможно построить дополнительные пользовательские отборы.
Отчеты по валовой прибыли и себестоимости недоступны пользователям, так как это не их компетенция, а доступны управляющему составу.
Для финансового управления есть следующие преимущества.
Созданы документы "Статистическая справка", "Лимиты расхода денежных средств" для согласования распределения финансов.
Подсистема "Проблемы в документах "позволяет регистрировать проблемы в документах "Приходная накладная" и "Расходная накладная" по нажатию кнопки "Проблемы" на панели навигации.
Внешний отчет "Платежи контрагентам ВЭД (119)" показывает полную картину по взаиморасчётам в разрезе конкретных заказов/Заказ, логистика, конвертация, поставщик, партнёр, курс, состояние оплаты, статус оплаты/. Анализ состояния заказов отражает полный финансовый цикл заказа.
Для склада есть следующие преимущества.
Обнаружение бракованного товара, выяснение причины брака и перемещение его с основного склада на склад брака позволяет вовремя списать товар ненадлежащего качества и заменить его на другой.
Также сделана настройка постоянной синхронизации между двумя конфигурациями 1С УТ+CRM ред 3.0 и Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 для избежания дублей и обмена данными.