Автоматизация документооборота в ООО "ТПК ""ПРОМТЕХДЕПО"

Информация о компании:

ООО "ТПК "ПРОМТЕХДЕПО" транспортно- производственная компания, занимается арендой и рементом тепловозов, Ж/д аутсорсингом.

Исходная ситуация:

Отсутствие полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения хозяйственной деятельности потребовало осуществить проект по автоматизации документооборота.

В результате были поставлены задачи по проекту:

- Оптимизация сроков формирования бухгалтерской, налоговой, управленческой, финансовой, статистической и иной документации и отчетности;
- Повышение безопасности информации и документов, обеспечение конфиденциальности – доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей;
- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- Оптимизация бизнес-процессов управления проектами за счет использования функционала СЭД;
- Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации - снижение расходов на бумагу, печать, концелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и т.п. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
- Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), использование мобильного приложения к СЭД, и, как следствие, ускорение всех бизнес-процессов Общества;
- Создание условий, способствующих развитию корпоративной культуры путем оптимизации взаимодействия сотрудников и развития горизонтальных связей с учетом роста ответственности каждого за качественное выполнение выданного ему задания.

Выбор продукта:

Все вышеописанные задачи решает ПП «1С:Документооборот 8 ПРОФ»

Решение:

Заказчику предложено автоматизировать:
Учет и хранение документов
Ведение номенклатуры дел
Учет и контроль исполнения поручений
Учет договоров

По методической части:

- разработка регламентирующих документов (положение об электронном документообороте, политика безопасности ),

- разработка классификаторов,

- проектирование прав доступа,

- разработка форм отчетности,


По технологической части:

- краткое описание автоматизируемых процессов,

- доработка типовой конфигурации "1С:Документооборот",

Результаты проекта:

В результате использования программного продукта «1С:Документооборот 8 ПРОФ» достигнута прозрачность процесса согласования, получена единая база для хранения документов, система для организации формализованных процессов структурированной информации.
Внедрение программного продукта позволило решить такие задачи, как:
• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Учет договоров;
• Учет и контроль исполнения поручений.
Выполнены следующие работы:
Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Автоматизированы следующие функции:
• Документооборот (ECM)
o Делопроизводство
o Учет договоров
o Учет и хранение документов
o Учет рабочего времени